CASE STUDIES - Europejski Fundusz Przedsiębiorczości

W październiku 2004 r. Europejski Fundusz Przedsiębiorczości wdrożył system księgowości i zarządzania enova w pełnej jego wersji, obejmującej moduły: Kadry i Płace, Księga Handlowa, Księga Podatkowa, Księga Inwentarzowa, Faktury. Producentem oprogramowania jest krakowska firma Soneta Sp. z o.o. Wdrożenia dokonała firma Alt One - autoryzowany partner producenta oprogramowania firmy Soneta Sp. z o.o., dostosowując oprogramowanie i cały system do szczególnych wymagań EFP wynikających ze świadczenia usług outsourcingowych.

• Opis klienta
  Europejski Fundusz Przedsiębiorczości jest polską firmą konsultingową wspierającą tworzenie, działalność i rozwój małych i średnich podmiotów gospodarczych. Zakres jej usług obejmuje doradztwo prawne i finansowe wraz z doborem najbardziej odpowiednich dla Klientów produktów finansowych (linie kredytowe, leasing) oraz pomoc w pozyskiwaniu środków z funduszy pomocowych.
  EFP zajmuje się także prowadzeniem - na zlecenie małych i średnich przedsiębiorstw - ich księgowości, rozliczeń płacowych oraz ewidencji i amortyzacji środków trwałych.
• Opis problemu
  Europejski Fundusz Przedsiębiorczości poszukiwał rozwiązania umożliwiającego równoczesne, a zarazem niezależne, ewidencjonowanie i księgowanie operacji dokonywanych przez wiele podmiotów gospodarczych, generowanie dokumentów wymaganych przez Urzędy Skarbowe i ZUS, a także raportów ułatwiających ocenę struktury kosztów, dynamiki sprzedaży, rentowności, płynności finansowej i innych.
  Szczególnym oczekiwaniem EFP było wykorzystanie Internetu do kontaktu z jego klientami. Chodziło nie tylko o przekazywanie klientom poprzez Internet dokumentów dla urzędów skarbowych (deklaracje PIT, VAT, CIT) oraz informacji o wysokości składek ZUS, ale przede wszystkim o umożliwienie im stałego dostępu do informacji dotyczących ich firmy w postaci analiz i raportów, których zakres i strukturę określaliby indywidualnie.
• Realizacja wdrożenia
  Alt One dokonała analizy wdrożeniowej. Wynikała z niej konieczność zastosowania oprogramowania, które pozwalałoby dla każdego klienta EFP zdefiniować odrębny plan kont i schematy księgowania. Co więcej konieczne było takie skonfigurowanie systemu, aby każdy kolejny klient Europejskiego Funduszu Przedsiębiorczości mógł być 'wprowadzany' do systemu bezpośrednio przez Użytkownika, bez konieczności 'ingerencji' informatyków.
  Okazało się również, iż oczekiwana przez EFP interakcyjność systemu, niezbędna do kontaktu z klientami poprzez Internet, wymagała specjalnego oprogramowania strony internetowej EFP.
  
  Firma Alt One w ramach procedury wdrożeniowej:
  1. Stworzyła specjalne oprogramowanie dla potrzeb strony internetowej klienta. (e-księgowość)
  2. Zainstalowała i skonfigurowała system Enova w taki sposób, aby umożliwić EFP obsługę nowych klientów bez konieczności sięgania po wsparcie ze strony informatyków.
  3. Przeprowadziła szkolenie pracowników wraz ze sprawdzianem ich możliwości samodzielnej obsługi systemu.
  4. Dokonała testów systemu.
  
  Procedura wdrożeniowa trwała 51 dni roboczych, z czego:
  Analiza potrzeb - 6 dni
  Napisanie oprogramowania dla strony WWW - 40 dni
  Wdrożenie - 3 dni
  Szkolenie - 2 dni
• Korzyści
  Wdrożenie oprogramowania enova zdecydowanie zwiększyło potencjalne możliwości szeroko rozumianej obsługi księgowej dla wielu Klientów równocześnie, co przekłada się już obecnie na wzrost naszej efektywności. Bez wątpienia odgrywa tu ważną rolę "przyjazność" tego programu, prosta jego obsługa i możliwość definiowania - we współpracy z naszymi klientami - formatów potrzebnych im raportów.
  Ponadto oprogramowanie enova daje nam - a tym samym naszym Klientom - pełne poczucie bezpieczeństwa, jakie wynika z zasad jego aktualizacji i dostosowywania do nowych przepisów. Jestem pełen uznania dla profesjonalizmu i rzetelności, z jaką te aktualizacje są dokonywane.
  Bezpieczeństwo traktowane w kategoriach technicznych zapewnia nam rzetelna i profesjonalna opieka ze strony Alt One. Ponadto dzięki współpracy z tą firmą i stworzeniu przez nią e–księgowości, proponujemy dziś naszym klientom ważną innowację i istotną wartość dodaną. Przekłada się to już obecnie na naszą wyraźnie silniejszą pozycję na rynku. Od momentu wdrożenia systemu (październik 2004 r.) do sierpnia 2005 r. pozyskaliśmy kilkudziesięciu klientów.
  Jedyne, co mnie martwi to obawa, że niebawem znajdziemy wielu naśladowców…
  

Sebastian Kamiński - prezes Europejskiego Funduszu Przedsiębiorczości

• Informacje o enova
  Pakiet oprogramowania enova to rezultat 3 letniej pracy informatyków, specjalistów z dziedziny rachunkowości, prawników, w tym w szczególności specjalistów z dziedziny prawa podatkowego i prawa pracy, finansów i zarządzania. Zespół pracuje nadal, aby produkt i jego kolejne wersje nadążały za rozwojem technologii informatycznych, wyprzedzały zmiany przepisów prawnych i uwzględniały pojawiające się nowe potrzeby użytkowników.
  Z technologicznego punktu widzenia jest to oprogramowanie napisane w technologii Microsoft net, a jego najnowsza wersja działać będzie w środowisku Microsoft SQL Server 2005, które ma wszelkie szanse stać się światowym standardem.
  Program enova jest narzędziem pracy dla wszystkich pozaprodukcyjnych działów przedsiębiorstwa, a więc zajmujących się sprzedażą, zakupami, zapasami, płacami, zasobami ludzkimi, zarządzaniem firmą i relacjami z otoczeniem. Automatyzuje procesy wprowadzania i przetwarzania danych źródłowych zgodnie obowiązującymi przepisami i - dzięki swej elastyczności - daje się łatwo dostosować do specyficznych potrzeb przedsiębiorstwa. Pozwala na generowanie zarówno standardowych, wymaganych prawem dokumentów, jak i zdefiniowanych przez użytkownika syntetycznych i analitycznych raportów.
  Cechą znamienną, nie znajdującą odpowiedników w programach tego typu i mieszczących się w tym przedziale cen, jest jego przystosowanie do wymiany danych i informacji poprzez Internet, przy zachowaniu pełnej gwarancji ich bezpieczeństwa, poufności i dostępu wyłącznie osobom upoważnionym.
  Program sprzedawany jest w 3 wersjach srebrnej, złotej i platynowej zróżnicowanych co do zakresu, funkcji i ceny.
  
  Bliższe informacje
  Alt One, Plac Bankowy 2, 00- 095 Warszawa
  Tel.: (+48 22) 635-37-74
  e-mail: info@altone.pl
• Informacje o Alt One
  Alt-one specjalizuje się we wdrażaniu, dostosowywaniu do specyficznych potrzeb użytkowników oraz w obsłudze systemów zarządzania opartych na oprogramowaniu enova. Swoją ofertę adresujemy do małych i średnich firm z różnych branż produkcyjnych i usługowych, zainteresowanych minimalizacją kosztów, sprawnym, skutecznym zarządzaniem, trafnym rozpoznawaniem oczekiwań rynku. Wdrożenia Alt One cechuje profesjonalizm, innowacyjność, dbałość o optymalne wykorzystanie istniejącej infrastruktury informatycznej klienta, terminowość oraz respektowanie zasady: Jeśli nam się coś opłaca – Tobie musi opłacać się bardziej.
  
  Dodatkowe informacje:
  Janusz Kotarski Alt One Plac Bankowy 2, 00- 095 Warszawa
  Tel.: (+48 22) 635-37-74
  e-mail: janusz.kotarsk@altone.pl