CASE STUDIES - Multiservice

Multiservice Sp. z o.o. to nowoczesna i uniwersalna firma usługowa zajmująca się ochroną mienia, zarówno bezpośrednią jaki realizowaną przez systemy monitoringu.

W listopadzie 2004 r. firma ta zakupiła i wdrożyła program enova. Wdrożenie rozpoczęto od modułu Kadry i Płace, następnie wdrożono moduły: Handel i Księga Handlowa.
W ramach umowy firma Alt One - autoryzowany partner producenta oprogramowania firmy Soneta Sp. z o.o. - dostarczył i uruchomił system, wdrożył mechanizm raportowania oraz mechanizmy współpracy z systemami zewnętrznymi typu SOD, Płatnik, Proffice, RCP.
Alt One zapewnia również całkowity nadzór nad bezpieczeństwem przetwarzanych danych.

• Opis klienta
  Firma Multiservice Sp. z o.o. działalność gospodarczą rozpoczęła w 1995 r. Jej rozwój ułatwiło uzyskanie statusu zakładu pracy chronionej w 1999 r. Działając na trudnym rynku ochrony mienia firma zdobyła zaufanie klientów. W 2001 roku uzyskała koncesję MSWiA nr L-0789/01 na ochronę osób i mienia. Do czerwca 2002 zatrudniono 78 pracowników. W roku 2005 firma zatrudnia około 600 pracowników na terenie województw: małopolskiego, wielkopolskiego, śląskiego, łódzkiego, mazowieckiego, lubelskiego i zachodniopomorskiego.
• Opis problemu
  Dynamiczny rozwój firmy i jej wielodziałowa struktura, powodowały potrzebę zakupienia i wdrożenia oprogramowania klasy ERP. Na podstawie danych przekazywanych z oddziałów oprogramowanie miało umożliwić centralne dokonywanie wszystkich operacji związanych z księgowością, naliczeniem płac, sprzedażą usług i ich fakturowaniem. Szczególnie istotne dla Multiservice było centralne ewidencjonowanie czasu pracy pracowników ochrony, jako podstawy do obliczania wynagrodzeń i pochodnych. Firma oczekiwała także, że program generować będzie analizy i zestawienia, bazujące na księgowości zarządczej i ułatwiające zarządzanie firmą.
  Po dokładnej analizie wybrano system enova firmy Soneta Sp. z o.o. z Krakowa. Integratorem została warszawska firma Alt One, ze względu na posiadane kwalifikacje i praktyczne doświadczenie przy wdrażaniu podobnych rozwiązań.
• Realizacja wdrożenia
  Firma Alt One dokonała szczegółowej analizy potrzeb klienta. Na jej podstawie przygotowano projekt obejmujący:
  1. przystosowanie infrastruktury informatycznej Multiservice do potrzeb systemu,
  2. dostosowanie oprogramowania do indywidualnych potrzeb klienta (wraz z dodatkowymi pracami programistycznymi)
  wdrożenie oprogramowania,
  3. opracowanie procedur migracji i zapewniania bezpieczeństwa danych.
  
  W pierwszym etapie dostosowano strukturę informatyczną firmy tak, aby dopasować obieg informacji do struktury organizacyjnej firmy. Zespół wdrożeniowy Alt one przeniósł kluczowe dane dotyczące pracowników z dawnego systemu informatycznego do wdrażanego, oraz stworzył wzory nowych, oczekiwanych przez Multiservice wydruków i zestawień i przygotował oprogramowanie do ich generowania..
  Wdrażanie oprogramowania następowało modułami w następującej kolejności:
  1. Kadry i Płace
  2. Handel
  3. Księgowość
  
  Równocześnie trwały prace nad przystosowaniem oprogramowania do realizacji funkcji z obszaru controlingu (analizy finansowe, handlowe, przychody i koszty).
  Po zakończeniu instalacji i szkolenia pracowników, oraz przetestowaniu systemu Alt One zapewnił stałe wsparcie serwisowe i konsultacyjne.
  
  Wdrożenie trwało 2 tygodnie i zakończyło się pełnym sukcesem.
  
• Wykorzystane technologie
  Microsoft SQL Server 2000
  Microsoft .NET
  Języki programowania: C#, ASP
• Korzyści
  Wdrożenie systemu klasy ERP było dla naszej firmy koniecznością. Równocześnie - ze względu na bardzo istotny dla nas problem rozliczania czasu pracy - poszukiwaliśmy rozwiązania, które radykalnie obniży koszty związanych z tym procedur. Nie ukrywam, że zależało nam też nie tylko na usprawnieniu procesów ewidencyjnych i księgowych, ale również na uzyskaniu znacznie szerszej, zarówno syntetycznej, jak i analitycznej informacji, ułatwiającej zarządzanie firmą. Przy tak rozproszonej strukturze bowiem, poszczególne oddziały funkcjonują na zasadzie zbliżonej do centrów biznesowych, ulokowanych na różnych rynkach, o różnej strukturze klientów i różnych ich oczekiwaniach. Stały wgląd w wyniki tych oddziałów, strukturę ich sprzedaży i kosztów jest bardzo ważnym elementem zarządzania firmą.
  enova – naszym zdaniem - to logiczne, łatwe w obsłudze, szybkie i bezpieczne oprogramowanie do obsługi zdarzeń gospodarczych. Wzory raportów i analiz, „dokooptowane” przez Alt One do standardowego oprogramowania, uczyniły z niego znakomite narzędzie controlingu, wspierającego zarządzanie. W sumie uzyskaliśmy solidne wsparcie obsługi procesów biznesowych i podejmowania decyzji. Cieszy także to, że moi pracownicy tak szybko „polubili” system enova i dobrze się im z tym programem pracuje.

Wojciech Wojtyłko - prezes zarządu Multiservice

• Informacje o enova
  Pakiet oprogramowania enova to rezultat 3 letniej pracy informatyków, specjalistów z dziedziny rachunkowości, prawników, w tym w szczególności specjalistów z dziedziny prawa podatkowego i prawa pracy, finansów i zarządzania. Zespół pracuje nadal, aby produkt i jego kolejne wersje nadążały za rozwojem technologii informatycznych, wyprzedzały zmiany przepisów prawnych i uwzględniały pojawiające się nowe potrzeby użytkowników.
  Z technologicznego punktu widzenia jest to oprogramowanie napisane w technologii Microsoft net, a jego najnowsza wersja działać będzie w środowisku Microsoft SQL Server 2005, które ma wszelkie szanse stać się światowym standardem.
  Program enova jest narzędziem pracy dla wszystkich pozaprodukcyjnych działów przedsiębiorstwa, a więc zajmujących się sprzedażą, zakupami, zapasami, płacami, zasobami ludzkimi, zarządzaniem firmą i relacjami z otoczeniem. Automatyzuje procesy wprowadzania i przetwarzania danych źródłowych zgodnie obowiązującymi przepisami i - dzięki swej elastyczności - daje się łatwo dostosować do specyficznych potrzeb przedsiębiorstwa. Pozwala na generowanie zarówno standardowych, wymaganych prawem dokumentów, jak i zdefiniowanych przez użytkownika syntetycznych i analitycznych raportów.
  Cechą znamienną, nie znajdującą odpowiedników w programach tego typu i mieszczących się w tym przedziale cen, jest jego przystosowanie do wymiany danych i informacji poprzez Internet, przy zachowaniu pełnej gwarancji ich bezpieczeństwa, poufności i dostępu wyłącznie osobom upoważnionym.
  Program sprzedawany jest w 3 wersjach srebrnej, złotej i platynowej zróżnicowanych co do zakresu, funkcji i ceny.
  
  Bliższe informacje
  Alt One, Plac Bankowy 2, 00- 095 Warszawa
  Tel.: (+48 22) 635-37-74
  e-mail: info@altone.pl
• Informacje o Alt One
  Alt-one specjalizuje się we wdrażaniu, dostosowywaniu do specyficznych potrzeb użytkowników oraz w obsłudze systemów zarządzania opartych na oprogramowaniu enova. Swoją ofertę adresujemy do małych i średnich firm z różnych branż produkcyjnych i usługowych, zainteresowanych minimalizacją kosztów, sprawnym, skutecznym zarządzaniem, trafnym rozpoznawaniem oczekiwań rynku. Wdrożenia Alt One cechuje profesjonalizm, innowacyjność, dbałość o optymalne wykorzystanie istniejącej infrastruktury informatycznej klienta, terminowość oraz respektowanie zasady: Jeśli nam się coś opłaca – Tobie musi opłacać się bardziej.
  
  Dodatkowe informacje:
  Janusz Kotarski Alt One Plac Bankowy 2, 00- 095 Warszawa
  Tel.: (+48 22) 635-37-74
  e-mail: janusz.kotarsk@altone.pl